Enviar correos electrónicos y consultarlos periódicamente es una actividad muy común entre los usuarios hoy en día. Obstaculiza mucho la eficiencia y la productividad de un individuo, pero aún así todos somos adictos a él. Un correo electrónico es una gran herramienta de comunicación, pero en los últimos años se ha convertido en una actividad poco saludable y consumidora. Las personas son bombardeadas y asediadas por correos electrónicos inexplicables.

Simplemente están abrumados por la cantidad de correos electrónicos que reciben. La bandeja de entrada está desbordada y se ha vuelto inmanejable y, por lo tanto, se ha convertido en una tarea temida. Solo se puede poner en línea si comienza a administrar su bandeja de entrada a la perfección y a utilizar su tiempo una vez más.

1) Crear carpetas y etiquetas

Organice sus correos electrónicos en carpetas y subcarpetas, ya que será fácil ubicarlos. Categorice los correos electrónicos y separe los que deben archivarse para referencias futuras.

Etiquételos y guárdelos en una carpeta separada para ahorrar tiempo más adelante. Escanee la bandeja de entrada en busca de correos electrónicos que necesiten acciones inmediatas. Léalos, respóndalos y colóquelos en subcarpetas apropiadas para que sea fácil localizarlos en una fecha futura simplemente buscando el tema o contexto exacto. Organizar sus correos electrónicos de manera adecuada es un consejo importante para la administración de correo electrónico.

2) Sea decisivo con los correos electrónicos entrantes

Recibes varios correos electrónicos al día. Uno de los mejores consejos sobre la gestión del correo electrónico es volverse decisivo con los correos electrónicos entrantes. Tan pronto como los lea, decida sobre el terreno su próxima acción.

¿Quiere reenviarlo a otra persona, etiquetarlo y archivarlo para futuras referencias, responderlo o desea eliminarlo ya que no tiene ninguna importancia? Las ofertas, las cartas en cadena y los correos electrónicos no deseados deben eliminarse sin siquiera abrirlos, ya que le ahorrará un valioso tiempo de lectura. Es mejor si no abre archivos adjuntos de personas desconocidas, ya que puede ser spam.

Trate los mensajes importantes como una tarea y manéjelos apropiadamente con su acción decisiva inmediatamente. Mantendrá su bandeja de entrada libre y práctica.

3) Revisar correos electrónicos regularmente

Tome la decisión de revisar sus correos electrónicos todos los días en un período de tiempo determinado y cumpla con su plan. Revisarlos regularmente es un consejo importante sobre la administración del correo electrónico, pero no interrumpa su trabajo y clasifíquelos varias veces al día. Una vez es suficiente, así que léalos, archívelos, responda o elimine según los requisitos.

No inicie el indicador automático que anuncia la llegada de cada correo electrónico con un ping o una melodía, ya que lo distraerá del trabajo importante y obstaculizará su productividad. Revisar los correos electrónicos regularmente lo ayudará a controlar su bandeja de entrada y la hará manejable.

4) Use filtros para mantener limpia la bandeja de entrada

Uno de los consejos importantes sobre la gestión del correo electrónico es aprender a utilizar la sección de filtros. Esta herramienta se encuentra en Manager y ayuda a la clasificación automática de todos los correos electrónicos entrantes.

Es muy útil ya que nos informa de cualquier correo basura no solicitado y también sobre el correo electrónico que contiene algún virus. La sección automática los bloquea y los rechaza al instante. También puede ordenar los correos electrónicos legítimos por filtros, ya que los enviará a la carpeta relacionada en términos de asunto, contenido o dirección. Los filtros son de gran ayuda para administrar la bandeja de entrada y mantenerla limpia y libre.

5) Solo lee correos importantes

Una persona recibe varios correos electrónicos todos los días y si comienza a leer todos y cada uno de ellos será imposible completar cualquier trabajo productivo. En la mayoría de los casos, sabe cuáles son importantes y cuáles se pueden ignorar fácilmente.

Si el remitente es inteligente, hará que la sección de asunto sea informativa para que te des cuenta del contexto inmediatamente con una palabra clave. Leer solo aquellos en los que considere que vale la pena dedicar tiempo es un consejo vital en la administración del correo electrónico, ya que le ahorrará tiempo y trabajo duro. También liberará su bandeja de entrada ya que el correo electrónico se ha manejado según su satisfacción.

6) Mantenga los contenidos cortos para ahorrar tiempo

Cuando envía un correo electrónico preciso que ha seguido las pautas de correo electrónico, está dando un fuerte mensaje de preguntar lo mismo con los correos electrónicos de seguimiento mientras está ocupado. La línea de asunto está ahí por una razón válida; utilícelo indicando su contenido con precisión. Si está respondiendo a un correo electrónico, mencione el contexto para que el receptor no tenga que revisar los correos electrónicos anteriores para conocer el tema. Es mejor que sus peticiones o demandas sean claras, pero no las haga largas.

Haga que su contenido sea breve y directo, ya que será apreciado por el receptor y ahorrará su tiempo de lectura. Mantener contenidos claros y breves es un gran consejo para la gestión del correo electrónico, ya que ayudará a una persona a limpiar, despejar y administrar su bandeja de entrada rápidamente.

7) Use su respuesta automática durante un tiempo ocupado

A veces, las personas están demasiado ocupadas para revisar y responder los correos electrónicos. En este momento, configure una respuesta automática para la administración de correo electrónico. Esta herramienta le hará saber a la gente que no estás ignorando los mensajes.

Es solo que está demasiado ocupado para responder y lo hará en un momento conveniente. Esto mantendrá a todos informados y evitará que vuelvan a enviar el mismo mensaje una y otra vez. También mantendrá su bandeja de entrada libre de los mismos mensajes y le dará más tiempo para responder a su conveniencia. A continuación, puede ordenar, archivar, responder y eliminar según sus preferencias e idoneidad y administrar su bandeja de entrada.

8) Darse de baja de los correos electrónicos promocionales

La bandeja de entrada simplemente está desbordada hoy en día con correos electrónicos no deseados más que importantes. Los anuncios, las suscripciones promocionales y los boletines son la pesadilla de nuestra existencia, ya que nos perturban y distraen cada pocas horas. Un consejo sobre la administración del correo electrónico es darse de baja de dichos correos electrónicos para evitar que saturen su bandeja de entrada.

Si deja de recibirlos no tendrá que leerlos y luego borrarlos también. Simplemente revise su bandeja de entrada y determine qué correos electrónicos son innecesarios y luego elija la opción de darse de baja y envíelo. Esto hará que su bandeja de entrada sea libre y manejable para que los importantes se puedan ver y ordenar fácilmente.

9) Lea los correos electrónicos del mismo tema antes de responder

Ordene sus correos electrónicos de acuerdo con un tema en particular y archívelos en consecuencia. Cuando tenga tiempo, simplemente abra la carpeta correspondiente y revise cada una de ellas línea por línea.

Esto ahorrará tiempo y podrá responder con un mejor estado de ánimo. Ahora responda con precisión y al grano. Archivar los correos electrónicos previamente ha ahorrado mucho esfuerzo y tiempo, ya que no tuvo que revisarlos todos para encontrar el contexto adecuado. No necesita responder a los mensajes que considere sin importancia. O bien bloquéelos cuando no quiera que saturen su bandeja de entrada o archívelos en una carpeta de referencia si cree que podría ser útil en el futuro.

10) Eliminar correos electrónicos no deseados de la Papelera y Spam

Mantener tu bandeja de entrada limpia es un consejo importante en la gestión del correo electrónico. Elimine todos los innecesarios para liberar su bandeja de entrada. Sí, está enviando correos electrónicos no deseados e innecesarios a las carpetas Spam y Papelera, pero debe revisarlo una vez para asegurarse de que un correo electrónico importante no haya llegado a esas carpetas por error.

De forma predeterminada, todos los mensajes en la Papelera y el correo no deseado se eliminan automáticamente después de un cierto período de tiempo, pero cuando esté revisando si hay algún correo importante, simplemente presione el botón Eliminar y elimine todo con un solo clic para que no tenga que revisarlo. una vez más. Es necesario mantener la bandeja de entrada despejada para su tranquilidad para administrar sus correos electrónicos de manera eficiente.